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Textformulargruppe

Die Perspektive Masken, Prüfpläne… umfasst diejenigen ASYS-Repositoryobjekte, welche durchgehend einer Masken (einem Aufgabenbereich) zugeordnet sind. Die genannten Objektklassen sind global für alle Repository-Standorte gültig und nutzbar.

Die in dieser Perspektive konfigurierbaren Repository-Objekte sind:

  • Masken: Die Masken sind durch die Basiskonfiguration von ASYS und die Oberfläche vorgegeben, es können keine Masken hinzugefügt oder gelöscht werden, ebensowenig lässt sich der Umfang der auf den Masken anzeigbaren Informationen erweitern. Es stehen aber für alle Attribute (Datenfelder) auf den Masken Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, die hier erreich- und änderbar sind. So lassen sich u.a.
    • die Beschriftungen anpassen, sowohl global für alle Nutzer als auch bedarfsweise für einzelne Institutionen, auf der Maske wie auch für Listen,
    • Beschriftungseigenschaften in gewissen Grenzen anpassen (unterstrichen, kursiv, Beschriftung- und Hintergrundfarbe),
    • Sichtbarkeits-, Änderungs- und Pflichtfeldstatus setzen,
    • Standardinhalte für einzelne Felder definieren (fest oder per Abfrage ermittelt),
    • Standardsuchinhalte für den Suchmodus der Maske definieren,
    • ODER-Gruppen zur Verkopplung ähnlicher Felder bei der Suche festlegen,
    • Zwischenüberschriften anpassen1),
    • bei sog. Multimasken weiteren Masken, welche die selben Einstellungen mit der aktuellen Maske teilen, einsehen,
    • Berechnete Felder anpassen und
    • weitere Eigenschaften einsehen (z.B. die konfigurierte Kontext-Hilfeseite im ASYS-Wiki).
  • inhaltsbasierte Masktenattributsteuerung: Mit der inhaltsbasierten Maskenattributsteuerung können Eigenschaften der Einzelangaben auf der jeweiligen Maske in Abhängigkeit vom Ergebnis einer Regel gesteuert werden. Die Steuerung folt dem Schema der Regelmengen und besteht je Maske aus einem Steuerungsplan mit Regelgruppen und Regeln (Skripten). Je Regel lassen sich ein oder mehrere Einzelangaben gemeinsam steuern. Der Steuerungsplan wird ausgeführt und ausgewertet, wenn die Maske in den Änderungsmodus versetzt wird. Aktuell besteht nur die Option, Einzelangaben mit diesem Mechanismus ihren Änderungsstatus auf "Nur lesen" zu setzen.
  • Regelmengen: Regelmengen sind Prüfpläne, bestehend aus Regelgruppen und Prüfregelreferenzen (die wiederum auf Prüfregeldefinitionen verweisen). Wenn in einer Maske ein Prüfplan den Datensatzinhalt jeweils beim Speichern überprüfen soll, so werden nacheinander die Prüfgruppen in definierter Reihenfolge ausgeführt und innerhalb der Gruppen die Prüfregeln ebenfalls in definierter Reihenfolge. Über die Gliederung in Prüfgruppen wird erreicht, dass bestimmte Prüfungen nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgeführt oder übersprungen werden können.
    Das Ergebnis eines Prüfplans wird in das Prüfprotokoll des jeweiligen Datenbereiches geschrieben. Zu einer Maske und ihrem Prüfplan wird dabei immer nur das zuletzt ermittelte Prüfplanergebnis in das Fehlerprotokoll geschrieben, frühere Prüfplanergebnisse werden jeweils gelöscht, wenn ein neues Ergebnis abgelegt wird.
  • Textformulare: Jedes Textformular ist genau einer Maske zugeordnet. Sie ermöglichen die Überführung von Datensätzen in XML-Datenstrukturen, die sich mit Hilfe einer Makro-Sammlung für Microsoft-Word oder -Excel in ein formatiertes und ausdruckbares Dokument umwandeln lassen. Textformulardefinitionen bestehen aus Abfragen, die in einer Baumstruktur zusammenhängend verwaltet werden und dabei auch die Beziehungen der Datensatzbestandteile abbilden. Textformulare können auch aus der Vorgangssteuerung heraus aufgerufen werden.
    Damit ein Textformular tatsächlich in ein Word-Dokument umgewandelt werden kann, muss in jedem Fall auch noch - zumindestens ein - Word-Vorlagendokument erstellt werden, mit Textmarken, an denen die Word-Makros die Inhalte aus den Abfragen eintragen können. Die Textformulardefinition liefert hierfür nur den notwendigen Input. In gleicher Weise müssen die Daten in ein Excel-Arbeitsblatt mit passend benamten Bereichen eingearbeitet werden.
    Ab ASYS7 müssen Textformulare zusätzlich auch einem Nutzerprofil zugeordnet werden. Textformulare ohne Nutzerprofilzuordnung können von keinem Nutzer ausgeführt werden. Dies kann dazu genutzt werden, unterschiedlichen Nutzergruppen - repräsentiert durch ihr jeweiliges Nutzerprofil - Zugriff auf passend für sie konfigurierte Textformulare zu geben (z.B. mit unterschiedlichem Umfang ausgegebener Daten).
  • Textformulargruppen: Textformulargruppen fassen Textformulardefinitionen einer Maske zusammen, um zusammengehörige - aber getrennt definierte - Dokumente fachlich/inhaltlich zusammenzufassen und auch gemeinsam in einem Arbeitsgang erstellen und ggf. gleich ausdrucken lassen zu können.
    Ab ASYS7 müssen Textformulargruppen zusätzlich auch einem Nutzerprofil zugeordnet werden. Es gelten die weiteren Anmerkungen hierzu bei den Textformularen.
  • Filter: Die Filter2) existieren in zwei Ausprägungen:
    • Lesefilter: Lesefilter schränken die Datensätze ein, welche in der Maske für die Nutzer zur Anzeige gebracht werden können. Es kann pro Maske ein globaler Lesefilter definiert werden, der für alle Nutzer gültig ist, für die kein institutsspezifischer Lesefilter festgelegt ist. Darüberhinaus kann für jede Institution des aktuellen Repository-Standortes ein individueller Lesefilter gesetzt werden.
      Lesefilter werden vor allem für die Filterung von Katalogen genutzt, um alte Versionen eines Katalogs (z.B. den EAK) auszufiltern, wenn ein neuer Katalog in der gleichen Tabelle parallel mit verwaltet werden muss (z.B. der AVV) aber der alte Katalog nicht mehr zur Auswahl angeboten werden soll.
    • Bearbeitungsfilter: Ein Bearbeitungsfilter ist eine Regelmenge - wie der Prüfplan - und besitzt auch die gleiche Struktur aus Regelmenge, Regelgruppen und Regelreferenzen. Mit dem Bearbeitungsfilter kann anhand des Datensatzinhalts ermittelt werden, ob der aktuelle ASYS-Nutzer berechtigt ist, den Datensatz zu ändern, zu löschen oder zu historisieren (oder ob er den Datensatz nur einsehen darf). Der Bearbeitungsfilter wird ausgeführt, wenn der Nutzer eine der vorstehend genannten Aktionen über den entsprechenden Button auf der Maske der ASYS-Oberfläche auslöst. Das Ergebnis ist entweder die Erlaubnis (keine Prüfregel mit Stufe > 0) oder die Verweigerung der entsprechenden Aktion. Das Ergebnis des Prüfplans wird nicht aufbewahrt.
      Soll bereits bei der Neuanlage eines Datensatzes geprüft werden, ob ein Datensatz durch den Nutzer gespeichert werden darf, so kann dies nicht durch einen Bearbeitungsfilter erfolgen, sondern muss statt dessen im normalen Prüfplan der Maske berücksichtigt werden (Prüfregel mit Stufe 4), da in diesem Falle die Erlaubnis erst beim Speichern überprüft werden kann.
2019/10/08 10:26 · Eckhard Flor

Tab-Reiter einer Textformulargruppe im Bearbeitungsbereich

Der Tab-Reiter einer Maske im Bearbeitungsbereich des Administrators enthält zuoberst einen Abschnitt mit allgemeinen Einstellungen zum Textformular, an den sich darunter der Listenbereich anschließt.

  • Name: Die erste Zeile in diesem Abschnitt enthält den Namen der Gruppe. Diese Angabe wurde bei der Neuerstellung der Textformulargruppe festgelegt und ist hier nicht mehr nachträglich änderbar.
  • Reihenfolge (für Auswahl): Die Reihenfolge für die Auswahl wird durch die ASYS-Oberfläche ausgewertet. Zu jeder Maske können mehrere Textformulargruppen gehören. Damit diese für den Nutzer in eine kontrollierbare Reihenfolge gebracht werden können, kann hier jedem Textformular eine laufende Nummer für die Position in der Auswahlliste der ASYS-Oberfläche zugeordnet werden. Die Auswahlmöglichkeiten ergeben sich aus der Anzahl der Textformulargruppen für die Maske. Ein neue Gruppe erhält als Standardwert die nächste freie laufende Nummer.
  • Info: Das Info-Feld kann für eine interne Dokumentation genutzt werden.

Den unteren Teil des Bearbeitungsbereichs nimmt ein Tab-Reiter ein. Hier werden die Textformulare verwaltet, die der Gruppe angehören.

Textformulare

Auf der linken Seite befindet sich die Liste der Textformulare der Gruppe. Die Textformulare einer Gruppe werden in der Reihenfolge erstellt, wie sie in der Liste angeordnet sind. Um ein Textformular in der Liste zu verschieben, wird es in der Liste markiert und anschließend mit den beiden Pfeilbuttons rechts neben der Liste verschoben. Die laufende Nummer des Textformulars in der Gruppe wird dabei automatisch angepasst.

Auf der rechten Seite werden Details zu demjenigen Textformular der Gruppe angezeigt, dass in der Liste links aktuell markiert ist. Die Reihenfolge wird automatisch verwaltet und kann nicht manuell verändert werden. Die Anzahl der Exemplare steht für die Anzahl der auszudruckenden Exemplare des Textformulars im Kontext dieser Gruppe und kann mit einer beliebigen ganzen Zahl versehen werden.

Ein Textformular hinzufügen

Eine Prüfregel wird in eine Textformulargruppe mittels Drag&Drop aus der Auswahlliste der Textformulare der Maske rechts eingefügt. Sie wird am Ende der Gruppe angefügt.

Alternativ kann der Button Textformular hinzufügen Button Textformular hinzufügen über der Liste genutzt werden, um einen Auswahldialog aller Textformulare der gleichen Maske anzuzeigen. Dieser Auswahldialog kann nach einem Namensbestandteil der Prüfregeln gefiltert werden.

In beiden Fällen ist eine eine Mehrfachauswahl möglich. Doppelte Zuordnungen werden dabei ignoriert.

Beachten Sie bitte die zusätzlichen Hinweise für Textformulare in Textformulargruppen in der Hilfeseite für Textformulardefinitionen!

Ein Textformular entfernen

Die in der Liste markierte Textformularzuordnung zur Gruppe wird über den Button Textformular löschen Button Textformular löschen nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Die Textformulardefinition bleibt unverändert erhalten.


Weitere Informationen zu dieser Maske
keine
landesspezifische Zusatzinformationen: SH HH NI HB NW HE RP BW BY SL BE MV ST BB TH SN

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1)
Diese Möglichkeit wird aktuell nicht angeboten, da die ASYS-Anwenderoberfläche diese Konfigurationsoption nicht unterstützt. Das Repository ist aber entsprechend vorbereitet.
2)
vormals: Regionale Filter
  • adm6/mrt/textformulargruppe.txt
  • Zuletzt geändert: 2018/03/06 13:54
  • von Eckhard Flor