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Löschen / Archivieren von Datensätzen

Mit der Löschung und Archivierung von Datensätzen lassen sich Datensätze in der ASYS-Nutzdatenbank nach vom Fachadministrator definierbaren Kriterien filtern und als Kollektiv von Datensätzen gemeinsam logisch oder physikalisch aus der Datenbank löschen.

Hierzu werden Ihnen folgende Möglichkeiten eröffnet:

  1. Sie können die Daten archivieren, was einer revidierbaren logischen Löschung entspricht. Alle Datensätze, die gemeinsam als Datensatzkollektiv archiviert werden, erhalten eine eindeutige Marke, welche eine spätere Rücknahme der Löschung in der Tochteranwendung ermöglicht. Archivierte Datensätze können wiederhergestellt werden.
  2. Sie können zuvor archivierte Daten auswählen und physikalisch löschen, also endgültig aus der Datenbank entfernen. Diese Datensätze sind nicht mehr mit Werkzeugen von ASYS oder der Datenbank rückholbar1).

Die eindeutigen Marken für die Datensatzkollektive werden aus einem Zeitstempel gebildet. Das Feld zur Verwaltung der Marke (DEL_ _STS) ist jedoch nicht groß genug, um den Zeitstempel vollständig zu aufzunehmen, weshalb dieser um einige Stellen gekürzt werden muss. Daher kann für eine Maske nur alle ca. 100 Sekunden ein neues eindeutig identifizierbares Datensatzkollektiv angelegt werden!

Datensätze archivieren / löschen

Zuoberst muss die Maske/der Aufgabenbereich ausgewählt werden, in dem die Löschung oder Archivierung stattfinden soll. Hierzu dient eine Drop-Down-Auswahlliste mit den in Frage kommenden Masken/Aufgabenbereichen. Die Maskennamen entsprechen den Namen aus dem Navigationsbaum, bestehend aus dem Bereichsnamen (z.B. 'Nachweisverfahren') und dem Aufgaben-/Maskennamen (z.B. 'Begleitschein').

Darunter befindet sich eine weitere Drop-Down-Auswahlliste mit den in diesem Bereich schon archivierten Datensatzkollektiven. Hier erfolgt nur eine Auswahl, wenn ein Datensatzkollektiv wiederhergestellt ('entlöscht') oder physikalisch gelöscht werden soll. In dieser Liste befinden sich nur Einträge, wenn schon Archivierungen vorgenommen wurden. Jeder Eintrag besteht aus dem Zeitpunkt der Archivierung (Datum und Uhrzeit) und der Anzahl der archivierten Datensätze.

Einen Satz von Datensätzen archivieren

Datensätze auswählen

Im Abschnitt Suchparameter werden die Datensätze ausgewählt, die zusammen archiviert werden sollen. Mit den Suchparametern werden die vorhandenen Datensätze auf die gewünschten eingeschränkt. Ein Suchparameter besteht aus:

  • Attribut: Der Name des Datenfeldes, welches zur Filterung herangezogen werden soll. In der Drop-Down-Auswahlliste werden alle für die Filterung in Frage kommenden Attribute der Maske angeboten.
  • Operator: Die Drop-Down-Auswahlliste bietet alle in Frage kommenden Vergleichsoperatoren an. Die Auswahl hängt vom Typ des Attributs2) ab, weshalb für manche Attribute nicht alle Operatoren zur Auswahl stehen.
  • Wert: Der Vergleichswert. Ist das Feld leer, enthält es einen grauen Text, der Informationen zu den erlaubten Werten anzeigt (bei einem Ankreuzfeld - Typ Boolean - ist z.B. nur true oder false erlaubt).
  • Plus-Button: Über den Button Neuer Suchparameter kann ein weiterer Suchparameter angelegt werden.

Alle Suchparameter sind durch UND verknüpft! Das bedeutet, dass nur Datensätze ausgewählt werden die ALLE Suchparameter erfüllen.

Darunter schließt sich der Abschnitt der Sortierkriterien. Die mit den Suchkriterien gefilterten Datensätze lassen sich damit zur Erleichterung der Prüfung in eine gewünschte Reihenfolge bringen. Die Sortierkriterien bestehen aus:

  • Attribut: Der Name des Datenfeldes, nach dem sortiert werden soll. In der Drop-Down-Auswahlliste werden alle für die Sortierung in Frage kommenden Attribute der Maske angeboten.
  • Sortierung: Für das Attribut kann ausgewählt werden, ob aufsteigend, absteigend oder nicht sortiert3) werden soll.
  • Plus-Button: Über den Button Neues Sortierkriterium kann ein weiteres Sortierkriterium angelegt werden.

Die Sortierung der gefilterten Datensätze erfolgt nach dem ersten Sortierkriterium. Alle Datensätze mit gleichem Wert im Attribut des ersten Sortierkriteriums werden innerhalb dieser Datensatzgruppe nach dem zweiten Kriterium sortiert usw. Die Reihenfolge der Sortierkriterien ist daher maßgeblich für die gesamt Sortierung!

Datensätze suchen und prüfen

Über den Button Suchen am unteren Ende der linken Seite des Bearbeitungsbereichs startet die Suche (und Sortierung) der Datensätze. Die gefundenen Datensätze werden mit einem Kern von Attributen in der Liste auf der rechten Seite des Bearbeitungsbereichs angezeigt und können dort geprüft werden.

Die Suchparameter und Sortierkriterien können nun noch überarbeitet werden, woraufhin der Button Suchen erneut betätigt werden muss.

Die Anzeige der Datensätze rechts in der Trefferliste für eine Archivierung erfolgt mit den Spalten, die auch für die Oberfläche genutzt werden, wenn das Suchergebnis dort via Button Liste auf der Trefferlistenmaske angezeigt wird. Eine Anpassung der Maskeneinstellungen im Abschnitt Liste wirkt sich damit auch hier auf die Archivierungsmaske der Tochteranwendung aus!

Datensätze archivieren

Ist die gewünschte Menge zu archivierender Datensätze gefunden, erfolgt die Archivierung über den Button Archivieren. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage:

Sicherheitsabfrage Archivierung

Wenn Sie mit Ja antworten, so werden alle Datensätze mit einer Zeitmarke versehen (s.o.) und als gelöscht markiert. Sie können aber wieder hergestellt werden.

Wenn Sie mit Nein antworten, wird die Archivierung abgebrochen.

Ist eine Archivierung erfolgt, so erscheint sie als neuer Eintrag in der Auswahlliste der Archivierungszeitpunkte oben auf der linken Seite des Bearbeitungsbereichs.

Wichtig: Eine Wiederherstellung oder physikalische Löschung ist nur gemeinsam für alle Datensätze eines Archivierungszeitpunktes möglich! Die Suchparameter einer Archivierung bestimmen daher darüber, wie die Daten einer Maske zu Datensatzkollektiven zusammengestellt werden, die in diesem Kontext nur gemeinsam bearbeitet werden können.

Archivierte Datensätze wieder herstellen

Nach Auswahl der Maske wählen Sie den passenden Archivierungszeitpunkt aus der Drop-Down-Auswahlliste aus.

Unten links im Bearbeitungsbereich finden Sie den Button Archivierte Datensätze laden. Damit werden die Datensätze des Archivierungszeitpunktes in die Trefferliste auf der rechten Seite geladen. Sie können nun kontrollieren, ob Sie den richtigen Zeitpunkt ausgewählt haben. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie einen anderen Zeitpunkt aus und laden Sie auch dessen Datensätze in die Trefferliste.

Die in der Trefferliste angezeigten Datensätze werden über den Button Wiederherstellen nach einer Sicherheitsabfrage in die Datenbank zurückgeholt. Der zugehörige Archivierungszeitpunkt wird aus der Auswahlliste entfernt.

Sicherheitsabfrage Wiederherstellung

Hinweis: Für die Wiederherstellung ist die Anzeige der archivierten Datensätze in der Trefferliste keine Voraussetzung. Sie können die Wiederherstellung auch direkt nach der Auswahl des Archivierungszeitpunktes starten.

Archivierte Datensätze physisch löschen

Nach Auswahl der Maske wählen Sie den passenden Archivierungszeitpunkt aus der Drop-Down-Auswahlliste aus.

Unten links im Bearbeitungsbereich finden Sie den Button Archivierte Datensätze laden. Damit werden die Datensätze des Archivierungszeitpunktes in die Trefferliste auf der rechten Seite geladen. Sie können nun kontrollieren, ob Sie den richtigen Zeitpunkt ausgewählt haben. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie einen anderen Zeitpunkt aus und laden Sie auch dessen Datensätze in die Trefferliste.

Die in der Trefferliste angezeigten Datensätze werden über den Button Physikalisch Löschen nach einer Sicherheitsabfrage ENDGÜLTIG aus der Datenbank gelöscht. Der zugehörige Archivierungszeitpunkt wird aus der Auswahlliste entfernt.

Sicherheitsabfrage Physikalische Löschung

Wenn Sie die Datensätze physikalisch löschen, besteht keine Möglichkeit mehr - auch nicht manuell mit Datenbankmitteln - die Datensätze wieder herzustellen! Allenfalls die Einspielung eines früher angefertigten Datenbankbackups kann Ihnen die auf diese Weise gelöschten Datensätze wieder zurückbringen.

Sofern der Bereich eine Dokumentabelle besitzt, wird für diejenigen Dokumenteneinträge, die physikalisch gelöscht werden, der Pfad zu der jeweiligen Datei in eine Batch-Datei geschrieben. Diese Batch-Datei wird im User-Home\Asys7-Verzeichnis abgelegt. Wichtig: Die Datei enthält alle Dokumenteinträge der gelöschten Datensätze, unabhängig vom Typ (BMU, Word, PDF, etc.)

Hinweis: Für die physikalische Löschung ist die Anzeige der archivierten Datensätze in der Trefferliste keine Voraussetzung. Sie können die Löschung auch direkt nach der Auswahl des Archivierungszeitpunktes starten.

Teile eines Archivs wiederherstellen oder physikalisch löschen

Dies ist - wie oben bereits ausgeführt - auf direktem Weg nicht möglich!

Nachfolgend wird ein indirekter Weg skizziert, der sich aber ggf. nicht immer nutzen lässt.

  • Ein grundsätzliches Problem ist, dass die Suchparameter für eine Archivierung von Datensätzen verloren gehen. Die Methode der Archivierung erfolgt nur über die Vergabe einer Zeitmarke im Feld DEL_STS. Alle Datensätze eines Archivierungszeitpunktes tragen die gleiche Zeitmarke und ausschließlich hierüber werden Sie auch wiedergefunden. Nach welchen Kriterien die Datensätze eines Archivierungszeitpunktes ursprünglich gesucht wurden, ist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr bekannt und lässt sich aus den Datensätzen nicht mehr automatisch rekonstruieren.
  • Der indirekte Weg geht grundsätzlich über eine Wiederherstellung von archivierten Datensätzen. Anschließend müssen die rekonstruierten Datensätze erneut für eine Archivierung gesucht werden. Laden Sie die Datensätze des Archivierungszeitpunktes vor der Wiederherstellung in die Trefferliste und geben Sie die Trefferliste aus (das ist nicht zwingend notwendig, hilft Ihnen aber ggf. die Übersicht über die Daten im ursprünglichen Archiv auch nach der Wiederherstellung zu behalten). Lösen Sie den Archivierungszeitpunkt auf, indem Sie die Wiederherstellung starten.
  • Vorzugsweise werden nun die selben Suchkriterien, wie für die vorhergehende Archivierung verwendet und außerdem mindestens ein weiteres Suchkriterium, mit dem sich entweder
    • der Teil der Datensätze im wiederhergestellten Archiv filtern lässt, der weiter archiviert bleiben soll (den anderen Teil wollen Sie ja wiederherstellen) bzw.
    • der Teil der Datensätze im wiederhergestellten Archiv filtern lässt, den Sie später physikalisch löschen wollen.
  • Vergewissern Sie sich über die Trefferliste, dass die richtigen Datensätze für die erneute Archivierung ausgewählt wurden und archivieren Sie, wenn dies der Fall ist.
  • Wenn Sie nur einen Teil der Datensätze Ihres ursprünglichen Archivierungszeitpunktes wiederherstellen wollten, sind Sie jetzt fertig (denn die Datensätze, die weiterhin archiviert bleiben sollten, haben Sie ja in einem neuen Archivierungszeitpunkt zusammengefasst).
  • Wenn Sie einen Teil der Datensätze des ursprünglichen Archivierungszeitpunktes physikalisch löschen wollen, müssen Sie jetzt noch
    • den gerade neu angelegten Archivierungszeitpunkt auswählen und die physikalische Löschung starten und anschließend
    • ggf. die verbleibenden Daten Ihres ursprünglichen Archivierungszeitpunktes erneut über die ursprünglichen Suchkriterien auswählen und als neuen Archivierungszeitpunkt anlegen (denn diese Daten sind ja wiederhergestellt, aber nicht erneut archiviert worden).

Warum lässt sich dieser Weg nicht immer nutzen?

  • Wenn Sie nicht wissen, nach welchen Suchkriterien die Datensätze des ursprünglichen Archivierungszeitpunktes ausgewählt wurden, kann es schwierig werden, die gleichen Datensätze nach einer Wiederherstellung erneut zu selektieren. Als Suchkriterien stehen auch Attribute zur Verfügung, die in der Trefferliste nicht angezeigt bzw. mit ausgegeben werden.
  • Durch Änderungen an anderen Datensätzen der Maske können auch bei den selben Suchkriterien für eine erneute Archivierung Datensätze zusätzlich ausgewählt werden, die im ursprünglichen Archiv nicht enthalten waren und nicht bei einer der oben skizzierten Aktionen in ein neues Archiv aufgenommen werden sollen. In einem solchen Fall sollten Sie prüfen, ob weitere Suchkriterien diese zusätzlichen Datensätze ausfiltern können.

Inhalt der Trefferliste ausgeben

Der Inhalt der Trefferliste kann als CSV-Datei ausgegeben werden. Wie oben beschrieben selektieren Sie hierzu die Daten wie für eine Archivierung oder wählen einen vorhandenen Archivierungszeitpunkt aus und laden die Daten in die Trefferliste. Die Ausgabe erfolgt entweder

  1. über den Button Ausgeben rechts unter der Trefferliste oder
  2. mittels Rechtsklick in die Trefferliste und Auswahl der Option csv-Export im erscheinenden Pop-Up-Menü.

In beiden Fällen öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die Möglichkeit haben, den Speicherort und den Namen der zu exportierenden csv-Datei zu bestimmen.


Weitere Informationen zu dieser Maske
keine
landesspezifische Zusatzinformationen: SH HH NI HB NW HE RP BW BY SL BE MV ST BB TH SN

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1)
GGf. besteht die Möglichkeit, sie aus einem Datenbank-Backup zu rekonstruieren. Hierzu müssen Sie die Dokumentation des Backup-Werkzeugs und Ihrer Datenbank konsultieren.
2)
String, Datum, Boolean, Double etc.
3)
damit lassen sich Spalten (vorübergehend) aus der Sortierung herausnehmen ohne sie aus den Sortierkriterien wieder entfernen zu müssen.
  • adm6/chd/dsloesch.txt
  • Zuletzt geändert: 2020/02/20 14:10
  • von Stephan Meyer